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县级综合档案馆在档案接收进馆工作中存在的问题与对策

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需接收进馆的档案时间跨度长。经过摸底,全县还有15个街道、乡镇30年的档案没有接收进馆,且有一个乡镇一直没有接收进馆。本站精心为大家整理了县级综合档案馆在档案接收进馆工作中存在的问题与对策,希望对你有帮助。

  县级综合档案馆在档案接收进馆工作中存在的问题与对策

  随着我国经济体制改革全面深入的推进,机构改革、国有企业重组、破产,形成大量需要及时接收进馆的档案。这些档案,与群众生活息息相关,具有非常重要的历史价值和利用价值,是国家的宝贵财富。档案工作在基层特别是在县一级尤其重要,如果县级综合档案馆接收工作做得不够好、不够及时,就会对化解矛盾纠纷、权属争议,保持政策的连续性带来不利影响,政府工作就会被动,群众权益就无法保障。从而给国家和社会带来不可估量的损失。因此,县级综合档案馆必须搞好档案的接收工作,才能真正体现档案工作的功能与作用。

  一、存在的主要问题

  (一)需接收进馆的档案时间跨度长。经过摸底,全县还有15个街道、乡镇30年的档案没有接收进馆,且有一个乡镇一直没有接收进馆。

  (二)档案数量少,内容单一,种类不全。虽然多数街镇档案接收的时间跨度长,但档案数量却不多。最近一次整理接收6个撤并乡镇的档案,个别乡镇的档案整理件数竟然连续多年不到两位数。档案内容以街道乡镇机关收发的文件居多,而价值高、利用多与民生相关的人事、劳动、教育、卫生、民政、财政等档案却很少。档案种类不全,多数乡镇以文书档案为主,而照片、声像、实物等形式的档案却没有或很少。

  (三)档案整理不规范或未加整理,档案整理质量达不到进馆要求,业务指导工作相对滞后。主要表现在:档案材料收集不齐全,档案组卷不合理,案卷标题不规范。部分撤并乡镇、破产改制企业档案材料未加整理,由于撤并乡镇、破产改制企业无留守人员,代管单位无能力对大量长期管理混乱的档案进行整理和移交,且个别单位对档案整理移交工作持不配合态度,使档案移交工作难以开展。部分县直单位、街道乡镇对档案工作重视不够,档案机构缺失,职责不明,档案人员不稳定,兼职过多。许多档案员未经过业务培训,档案业务知识欠缺,从而导致档案收集不完整、整理不规范,给档案的接收进馆工作带来了很大困难。

  (四)档案馆事业经费不足,束缚了档案事业的发展。存在档案装备老化、数字化工作开展困难等问题。档案事业经费未能实现与国民经济和社会事业同步发展,基础设施建设投入不足的问题没有根本解决。档案馆室基础设施陈旧落后,功能不健全,不能满足需要,社会服务功能较弱的状况没有得到根本扭转。

  (五)现有档案馆库房面积狭小,不符合档案馆建设与设计要求,难以满足档案按时接收进馆的需要。以笔者所在市(临沂市)各县区档案馆为例:12个县区档案馆中,建筑面积2200平方米的1个,建筑面积1200-2000平方米的3个,建筑面积1000-1200平方米的7个,建筑面积1000平方米以下的1个。按照《市、县国家综合档案馆测评办法》(档办30号)的要求:馆藏档案数量10万卷以下的,县级档案馆建筑面积指标为1200-2600平方米;馆藏档案数量10-20万卷的,县级综合档案馆建筑面积指标为2600-4600平方米。实际情况是各县区馆藏档案数量均超过10万卷,按标准基本处于过饱和状态,按时接收进馆,难度较大。

  二、对策

  (一)随着机构改革的推进,档案管理工作将越来越规范。这次机构改革,把档案的行政管理职能划归县委办公室,必将加强档案指导和管理工作的力度,理顺行政关系。在更高层面与更广范围内加强档案管理工作,确保档案整理齐全完整规范,有利于以后档案的接收进馆。

  (二)主动与撤并单位联系,变被动为主动,适当扩大撤并单位的档案接收范围。 主动与改革涉及的部门和单位联系,制定档案管理与处置工作方案,做好文件材料的收集、整理、保管、利用、清点、交接工作,按规定对不符合档案保管条件的单位及时接收进馆,对符合条件的单位敦促其向新组建机构移交档案,严防档案流失和失泄密问题发生。要把工作做在前面,不要坐等相关单位上门,竭力避免因监督、指导不到位致使档案丢失、损毁事情的发生。撤并单位、破产企业短期保存的档案依照《档案法》规定不需要接收进馆的,但在具体实践中会出现经常用到的现象,所以作为县级综合档案馆,撤并单位和破产企业数量不是特别多的情况下,有必要扩大接收范围。如我县造纸厂、水泥厂、苍松公司企业破产档案中的签到簿、工资发放单、会计档案等在核实职工工龄、补缴养老保险维护职工合法权益方面发挥了关键性证据作用,所以这部分档案应适当接收进馆。

  (三)对接收单位档案人员进行业务培训。对接收单位的档案人员进行现场的业务培训,充分学习标准,使接收单位档案人员对接收工作形成初步的认识。现场操作指导,手把手教他们如何收集整理分类编目,统一档案装具和档案用品,培训、指导、监督贯穿整个档案整理与接收过程之中。

  (四)加大对档案事业的财政投入。财政投入是支撑档案事业持续健康发展的基础,是发展档案事业的重要物质基础,是开展档案工作的基础性条件。目前县级档案部门大多财政投入不足,投入的经费仅够维持档案工作的基本运转,档案指导人员正常的督促指导工作难以正常维系。河北、河南、江苏、安徽等周边省份都已确定了档案保护费2元/卷/年的标准,我们省的档案保护费标准至今没有公布,大多数县级档案馆达不到这个标准或财政支出中就没有檔案保护费。各个县级综合档案馆的财政投入,与各自争取财政资金的能力有关,没有统一的标准,随意性大,不能保证县级综合档案馆财政投入的稳定性和可靠性。建议省档案局与省财政厅联合研究尽快出台档案馆财政投入标准,以保证县级综合档案馆开展指导工作和接收进馆工作的有效有序开展。

  (五)适度加强县级综合档案馆库建设。县级综合档案馆普遍面积偏小,不足以满足新形势下档案工作和接收工作的要求,新的《档案馆建设标准》已于2008年7月1日由国家建设部和国家发改委颁布实施,按照这个标准大多数县级综合档案馆建筑面积需要达到2600-4600平方米。对县级政府来说这是一个大项目,在当前的干部考核中档案工作相对来说影响较小,投入大,看得见的效益比较低,政府没有加大投入建设档案馆库的动力。为了从政策层面解决档案馆库的建设,需要从政策层面进行调整。一是把档案馆库建设纳入对县级政府考核的范围且占分较重,给县级政府建设档案馆注入政策动力和压力。二是上一级政府负责协调下一级档案馆建设。三是上级财政对县级档案馆建设进行最大限度补贴,现在临沂市已享受档案馆建设补贴,但补贴标准需要再提高,以减轻县级财政压力,以利于档案馆建设落地。这样,几年之内县级综合档案馆库建设将会达到一个崭新的高度,因为库房紧张导致档案接收难、难接受的局面将彻底改观。

  县级综合档案馆的档案接收工作是其最主要的职能之一,是档案馆工作的基础。档案接收工作做不好,档案馆的后续工作将成为“无米之炊,无源之水”,将对所在县区的政治、经济、社会造成无可估量的损失,对所在地方的历史造成缺失断代。因此我们需要加强日常的业务指导,档案专兼职人员的教育培训,提高对县级档案部门的财政投入,搞好县级综合档案馆库的建设,才能解决县级综合档案馆在档案接收工作中存在的问题,保证县级综合档案馆接收工作的正常高效运转。

  县级综合档案馆在档案接收进馆工作中存在的问题与对策

  高校档案馆是保存档案并为学校各部门利用的基地。档案进馆是高校档案馆工作中最基础、较困难的部分。由于这项工作需要与校内各相关立卷部门配合才能完成,因此直接关系到整理、编目、保管、检索、统计、编研、利用等各个环节,也是提高馆藏档案质量、丰富馆藏、改善馆藏结构的重要环节。因此,研究探讨高校的档案进馆工作,更新工作观念,改进工作方法,对于提高档案的利用率、扩大档案馆的影响具有非常重要的意义。下面,笔者结合实际,谈谈对高校档案进馆工作的一些认识和体会。

  (一)高校档案进馆工作存在的主要问题

  1、一些立卷单位的档案意识薄弱。由于对《中华人民共和国档案法》知之甚少,一些单位的工作人员还没有认识到档案的重要性,思想认识上往往存在一些误区,认为本部门在工作中形成的档案应属本部门所有,而不能无条件地移交给档案馆。有的立卷部门为了自己利用的方便,不愿意移交或者不全部移交档案进馆,违背了档案集中统一管理的原则。

  2、各级领导的重视程度不够。众所周知,档案工作并不是高校的主要工作,因此,有些部门领导并不是很重视。加之兼职档案人员在工作中得不到领导的支持,工作开展起来有一定难度,导致了积极性不高,加之变动频繁,影响了档案进馆工作的质量。

  3、归档文件的收集不齐全,档案种类不丰富。有些单位由于认识上的偏差,没有及时将应该归档的文件收集归档。例如,有些部门的档案只有请示,没有批复,不能反映某一事件的前因后果。有些部门签署的协议、合同保存在个人手中,导致档案不能及时向档案馆移交,甚至造成重要材料的缺失。还有些部门只重视文书档案,忽视了声像档案和实物档案的归档,对其重要的历史价值及其在档案工作中的地位、作用认识不够,以至收集的档案不齐全,与要求相差甚远。

  4、进馆档案没有严格按照规范要求进行整理,达不到质量标准。进馆的文书档案往往存在保管期限划分不准确、卷内目录填写简单、备考表填写不完整、装订不整齐、检索工具不完善等问题,有些声像、实物档案则没有任何说明、标注,使档案馆的专职人员工作起来十分困难。

  (二)档案进馆工作的对策

  1、要做好档案进馆的宣传工作,提高档案意识。一要争取学校宣传部门的大力支持,在校电台和校报上进行宣传,以引起全校的广泛关注,从而提高广大教工,特别是各级领导及有关人员的档案意识。二是档案馆要主动出击,加强自身的宣传。我校档案馆在学校的宣传长廊的固定的版面上进行档案知识的宣传,并定期更换,收到了较好的效果。一些重要的档案、照片的展出,更是引起了广大教工的关注,起到了很好的宣传作用。三是专职档案人员要经常深入到各立卷部门宣传《档案法》,并与各部门领导和兼职档案人员进行交流、沟通,使他们认识到档案进馆工作的重要性,从而确保档案进馆工作的顺利完成。

  2、要提高各级领导的重视程度。搞好高校档案的进馆工作不仅是档案馆的事,更是各立卷单位乃至整个学校的事,而各级领导的重视则是做好档案进馆工作的重要保证。只有领导重视了,专职档案人员才有工作的动力,兼职档案人员也才会真正重视。高校的档案馆在加大宣传力度,使人们在了解档案、重视档案的同时,还应努力做好档案的利用效果的收集工作,建立健全借阅档案登记、利用效果的信息反馈、随机跟踪调查等规章制度,发掘利用档案取得明显实效的典型事例,并加以广泛宣传。只有这样,才能加深广大教职员工对档案工作的认识,激发他们的利用热情,才能取得各级领导和各立卷部门的支持与配合,为档案进馆工作创造良好的氛围。

  3、要对兼职档案人员进行业务培训。我校主要采取了三种培训形式:①由于校档案馆隶属于校办公室,因此,在每年举办的全校办公室人员的培训会上,档案馆的馆长都要做专题讲座,对各级办公室人员进行档案业务培训。从学校的实际情况来看,兼职档案人员基本上都是由各级办公室人员构成的,所以在这种会上培训的效果较好,影响也较大。②举办档案工作会议。开设档案进馆工作知识讲座是会议的重要组成部分,它从档案的收集、整理、案卷的质量标准、案卷的分类编号等方面进行了阐述,明确了进馆档案的质量要求和移交档案应注意的事项。③分管各类档案的专职人员对自己负责的档案立卷部门的兼职档案人员进行培训。这样。可以化整为零,使培训更有针对性。兼职档案人员在档案进馆工作中有疑问时,专职档案人员到各立卷部门进行档案进馆工作的指导、检查时,都可以和兼职人员及时沟通联系,解决他们的问题,并给予档案业务方面的讲解及建议。通过业务培训,不仅使各部门兼职档案人员增长了档案进馆工作的知识,还提高了他们的管理水平和业务水平。

  4、要加强档案进馆的检查指导工作。针对档案进馆单位的实际情况和进馆档案的质量问题,档案馆的专职人员要积极做好进馆工作的检查指导。要求各立卷部门在收集、整理档案时,严格执行档案管理的规章制度,以保证进馆档案的规范性。目前,我校档案馆使用的档案管理软件(网络版)运行良好,它的使用,使档案馆与各立卷部门之间的联系更加密切,专职档案人员在档案馆就可以监测到各立卷部门的进展情况,发现问题,并及时加以纠正,从而最大限度地保障了进馆档案的质量。做到进馆档案齐全完整,整理编目科学规范,检索工具完善配套,同时还加强了对声像档案、实物档案、资料的接收进馆工作。

  总之,在档案进馆的工作中,对存在的各种问题,应采取一些有针对性的措施,以取得切实的成效。随着信息时代和知识经济的到来,档案工作也要与时俱进、开拓创新,要以档案进馆为契机,加强档案信息的资源建设,丰富馆藏,改善馆藏结构,从而全面推进档案的基础业务建设,以适应新时期档案工作发展的要求,使档案工作更好地为高校现代化建设服务。

  县级综合档案馆在档案接收进馆工作中存在的问题与对策

  局办公室:

  《关于报送2017年档案工作情况及2018年工作计划的通知》已收悉。中心办公室组织对2017年中心的档案工作进行了全面检查总结并结合中心重点工作和国家、省、市档案工作发展趋势,对2018年的档案工作进行了研究讨论,制定了中心档案工作计划。具体情况如下:

  一、2017年档案工作总结

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